PROWADZĄCY:

Specjalista ds. zarządzania dokumentacją najnowszą, doktor n. hum. z zakresu archiwistyki, biegły sądowy, absolwentka Wydziału Humanistycznego UMCS w Lublinie oraz studiów EMBA, wieloletni pracownik Oddziału Nadzoru Archiwalnego w Archiwum Państwowym, prowadzi własną działalność gospodarczą z zakresu spraw kancelaryjno-archiwalnych.

WSTĘP:

Prowadząc i obsługując dokumentację papierową lub elektroniczną w podmiotach państwowych i samorządowych nie można pominąć procedur kancelaryjnych, takich jak: dekretacja i akceptacja I i II rzędu, rozdział przesyłek na stanowiska pracy, współdzielenie sprawy, identyfikacja komórek merytorycznych i współdziałających, rejestrowanie oraz opis przesyłek i spraw, definiowanie akt spraw i grupowanie dokumentacji nietworzącej akt spraw, konstruowanie identyfikatorów/znaków pism i spraw, zakładanie podteczek/wydzieleń, itp. Obieg dokumentacji musi odbywać się przy wykorzystaniu określonych formalnie narzędzi kancelaryjno-archiwalnych, takich jak: przekazywanie dostępu i uprawnień do prowadzonych akt, wycofywanie dokumentacji, jej udostępnianie, a także właściwa realizacja procedur końcowych dla dokumentacji tak tradycyjnej, jak elektronicznej, tj. przekazywania materiałów archiwalnych elektronicznych do archiwów państwowych, brakowania dokumentacji niearchiwalnych, ale także umożliwienie przeprowadzania ekspertyz archiwalnych. Należy zaznaczyć, że przytoczone przeze mnie – jedynie skrótowo – zagadnienia kancelaryjne, są i nadal bedą poddawane systematycznie prowadzonym kontrolom służby archiwalnej, a także jednostek nadrzędnych i nadzorujących.

Proces kancelaryjno-archiwalny ewoluuje dlatego potrzebne są szkolenia i spotkania instruktażowe, w czasie których zostaną omówione tendencje w prowadzeniu dokumentacji oraz przedstawiony praktyczny komentarz odnoszący się do tematyki zarządzania dokumentacją w administracji publicznej. W programie proponowanego szkolenia znalazły się kluczowe,  newralgiczne etapy i procedury obiegu dokumentacji.

PROGRAM:

  1. Problem aktualizacji przepisów kancelaryjno-archiwalnych w kontekście elektronicznego zarządzania dokumentacją.
  2. Monitorowanie i nowelizacja wykazów akt, pod kątem wytycznych archiwów państwowych z 2023 r.
  3. Wpływ błędnej klasyfikacji akt na dostęp do informacji wytworzonej w podmiocie.
  4. Zasada kompletności dokumentacji w kontekście kancelaryjno-archiwalnym i sankcji prawnych (Kodeks karny, ustawa archiwalna, RODO).
  5. Dochowanie wymogów RODO w procesie zarządzania dokumentacją (kwalifikacja archiwalna a przetwarzanie danych osobowych).
  6. Odpowiedzialność osób prowadzących dokumentację weryfikowana w trakcie kontroli postępowania z dokumentacją.
  7. Sposób dokumentowania spraw, w tym akceptacja, dekretacja, podpisy w systemie tradycyjnym i elektronicznym.
  8. Znak sprawy – elementy, tworzenie, uzupełnienie i znaczenie dla prowadzenia spraw i dostępu do informacji.
  9. Postepowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji podmiotu oraz rozwiązania umowy o pracę, zmiany stanowiska/wydziału/departamentu pracownika.
  10. Zasady rozliczania się z dokumentacji – poziom komórki i poziom jednostki organizacyjnej – uczestnicy procesu: kierownik jednostki, kierownicy komórek organizacyjnych, twórcy akt, archiwista i ich odpowiedzialność.
  11. Analiza SWOT z identyfikacją ryzyk kancelaryjno-archiwalnych.