Normatywy kancelaryjno-archiwalne, Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt, instrukcja kancelaryjna i archiwalna, przygotowanie do wdrożenia EZD oraz kontroli zewnętrznych

DLACZEGO TO SZKOLENIE JEST KLUCZOWE?

Każda jednostka administracji publicznej – niezależnie od jej wielkości – jest zobowiązana do posiadania i stosowania kompletu normatywów kancelaryjno-archiwalnych: instrukcji kancelaryjnej, instrukcji archiwalnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt (JRWA).

Dodatkowo, w obliczu obowiązkowego wdrożenia EZD do 2028 r. oraz nasilających się kontroli archiwalnych i audytów zewnętrznych, poprawne zarządzanie dokumentacją staje się nie tylko obowiązkiem prawnym, ale także kluczowym elementem bezpieczeństwa organizacyjnego.

PROWADZĄCY:

Specjalista i praktyk z zakresu prawa samorządowego, finansów publicznych, rachunkowości budżetowej, inwentaryzacji, odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, kontroli zarządczej i audytu. Doświadczony trener i wykładowca (ponad dwadzieścia lat pracy w jednostkach sektora finansów publicznych). Skarbnik gminy, były inspektor kontroli w Regionalnej Izbie Obrachunkowej, audytor wewnętrzny. Autor kilkudziesięciu publikacji, w tym książkowych, z zakresu finansów publicznych i rachunkowości.

PROGRAM:

  1. OBOWIĄZKI PRAWNE I NORMATYWY:
  • Podmioty zobowiązane do posiadania instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i JRWA.
  • Rodzaje i znaczenie normatywów kancelaryjno-archiwalnych.
  • Różnice między archiwum zakładowym, składnicą akt i registraturą.
  1. INSTRUKCJA KANCELARYJNA I ARCHIWALNA:
  • Zakres, funkcje, wzory i załączniki.
  • Obieg dokumentacji w systemie tradycyjnym i EZD – praktyczne omówienie.
  • Rejestracja spraw, znakowanie dokumentacji, dekretacja, redakcja pism, wysyłka.
  • Postępowanie z dokumentacją niezakończoną oraz w przypadku reorganizacji jednostki.
  1. JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT (JRWA):
  • Jak stworzyć strukturalny i zgodny z wymogami wykaz akt?
  • Klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji – kategorie archiwalne A, B, BE.
  • Standardy NDAP z 2023–2025 r.
  • Przykłady nowelizacji JRWA w związku z RODO, PPK, projektami UE i zmianami prawnymi.
  1. ARCHIWIZACJA I EWIDENCJA DOKUMENTACJI:
  • Zasady prowadzenia spisów spraw, zdawczo-odbiorczych, dokumentacji do brakowania.
  • Przekazywanie akt do archiwum zakładowego.
  • Wzorcowe formularze i ich zastosowanie.
  • Odpowiedzialność pracowników za dokumentację – również w kontekście Kodeksu karnego.
  1. WDRAŻANIE I MONITOROWANIE PROCEDUR:
  • Jak wdrażać procedury kancelaryjno-archiwalne krok po kroku?
  • Kto odpowiada za poszczególne etapy?
  • Powołanie zespołu EZD i wyznaczenie liderów ds. dokumentacji.
  • Jak przygotować się do audytu lub kontroli archiwalnej?
  1. ZAGROŻENIA I NIEPRAWIDŁOWOŚCI:
  • Najczęstsze błędy i ryzyka – jak ich unikać?
  • Przykłady nieprawidłowości z praktyki kontroli.
  • Kontrola zewnętrzna i co może wykazać.
  1. E-DOKUMENTACJA I E-DORĘCZENIA:
  • Nowe wyzwania: e-doręczenia, cyfryzacja, nośniki informatyczne.
  • Praktyczne zasady znakowania i archiwizacji dokumentacji cyfrowej.
  1. PANEL DYSKUSYJNY I CASE STUDIES:
  • Analiza rzeczywistych przypadków z jednostek publicznych.
  • Dyskusja z ekspertem, pytania uczestników.