Powszechnie wiadomo, że jednostki administracji publicznej zobligowane są do wdrożenia i faktycznego korzystania od 2026 roku z systemów teleinformatycznych klasy EZD, w których gromadzona, tworzona, przechowywana powinna być dokumentacja, a tym samym realizowany będzie  precyzyjnie i formalnie  określony proces kancelaryjny. 

W systemach klasy EZD ma odbywać się kompleksowe, czyli od A do Z, zarządzanie dokumentacją Wybrane przez podmiot systemy powinny być zintegrowane z systemami zewnętrznymi oraz dziedzinowymi używanymi w administracji publicznej. 

Motywacją dla zintensyfikowania prac nad elektronicznym zarządzaniem dokumentacją jest nakaz wdrożenia w 2024 r. E-doręczeń, które staną się obligatoryjnym elementem przy wpływach i wysyłce przesyłek. 

Zmiana biurowości w jednostce wymaga zaangażowania wszystkich struktur organizacyjnych Urzędu i wiąże się z szeregiem zmian, a także nowych rozwiązań. Należy przy tym pamiętać, że prowadzenie dokumentacji elektronicznej w państwowych i samorządowych podmiotach nie jest dowolne i uznaniowe lecz ustawowo określone. Obieg dokumentacji musi odbywać się przy wykorzystaniu zunifikowanych narzędzi kancelaryjno-archiwalnych. Trzeba zaznaczyć, że postępowanie z dokumentacją jest i nadal będzie poddawane tak kontrolom służby archiwalnej, jak i jednostek nadrzędnych i nadzorujących. Za utratę, ukrycie, zniszczenie, czy nienależyte  prowadzenie dokumentów grożą kodeksowe sankcje. 

PROWADZĄCY:

Specjalista ds. zarządzania dokumentacją najnowszą, doktor n. hum. z zakresu archiwistyki, biegły sądowy, absolwentka Wydziału Humanistycznego UMCS w Lublinie oraz studiów EMBA, wieloletni pracownik Oddziału Nadzoru Archiwalnego w Archiwum Państwowym, prowadzi własną działalność gospodarczą z zakresu spraw kancelaryjno-archiwalnych.

PROGRAM:

ZAGADNIENIA kluczowe przy wprowadzaniu EZD

1. Powołanie Zespołu ds. wdrożenia systemu EZD.

2. Powołanie w każdej komórce organizacyjnej koordynatora wdrożenia systemu, odpowiedzialnego za przebieg prac w wydziale/ oddziale/departamencie.

3. Poznawanie i testowanie systemu pod kątem funkcjonalności niezbędnych do wykonywania czynności kancelaryjnych w podmiocie.

4. Przeprowadzenie inwentaryzacji rodzajów spraw pod kątem wskazania wyjątków od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez określenie klas z wykazu akt, których będą one dotyczyć, oraz wskazanie, w jakim systemie będą prowadzone.

5. Opracowanie procedur wewnętrznych określających w szczególności:

  • wewnętrzne procesy przebiegu dokumentów,
  • obsługę przesyłek wpływających
  • postępowanie z korespondencją wewnętrzną,
  • zakres pomocniczego korzystania z EZD w sprawach prowadzonych tradycyjnie
  • zasady obsługi składu chronologicznego,
  • archiwizację i zarządzanie zasobem archiwum zakładowego.
  • Przeszkolenie pracowników z nowego, elektronicznego sposobu dokumentowania prowadzenia i rozstrzygania spraw.

6. Podstawy formalno-prawne do zarządzania dokumentacją w jednostce, dające możliwość elektronicznego zarządzania dokumentacją.

7. Omówienie wpływu Ustawy o ochronie danych osobowych na okresy przechowywania, ograniczone przechowywanie, integralność i rozliczalność.

8. Potrzeba, czy konieczność zmiany przepisów kancelaryjno-archiwalnych, gdy jednostka przechodzi na EZD?

9. Definicje: system EZD, system tradycyjny, systemy wspomagające, systemy dziedzinowe

10. Identyfikacja procedur i czynności takich jak: dekretacja i akceptacja I i II rzędu, rozdział przesyłek na stanowiska pracy, współdzielenie sprawy, identyfikacja komórek merytorycznych i współdziałających.

11. Kancelaryjne cechy dokumentacji: rejestrowanie i opis przesyłek i spraw, definiowanie akt spraw i grupowanie dokumentacji nietworzącej akt spraw, konstruowanie identyfikatorów/znaków pism i spraw, zakładanie podteczek/wydzieleń, itp.

12. Różnice w przyjmowaniu i wysyłce przesyłek w postaci tradycyjnej lub elektronicznie.

13. Case study: Postępowanie z dokumentacją przekazaną ePUAPem. Ryzyka związane z e-Doręczeniami.

14. Definiowanie narzędzi kancelaryjno-archiwalnych, takich jak: przekazywanie dostępu i uprawnień do prowadzonych akt, wycofywanie dokumentacji, jej udostępnianie, brakowanie i usuwanie nieprzydatnych informacji.

15. Postępowanie z dokumentacją spraw zakończonych, składem chronologiczny i składem informatycznych nośników danych w kancelarii/ punktach kancelaryjnych.

ORAZ:

  1. Decyzja o prowadzeniu elektronicznej biurowości i wybór systemu teleinformatycznego do elektronicznego zarządzania dokumentacją. Wymogi dla systemów teleinformatycznych z perspektywy ustawy archiwalnej i instrukcji kancelaryjnej określone w Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 2006 r. w sprawie postępowania z dokumentami elektronicznymi.
  2. Opracowanie harmonogramu i zakresu prac. Cykl Deminga dla EZD: zakup, przygotowanie i szkolenia, testowanie, wdrożenie, rozwój, kontrola.
  3.  Zasoby ludzkie dla potrzeb EZD. 
  4. Ustalenie interesariuszy wewnętrznych  i określenie ich odpowiedzialności. 
  5. Powołanie zespołu do wdrożenia EZD (koordynator czynności kancelaryjnych, archiwista zakładowy, audytor wewnętrzny, inspektor ochrony danych osobowych, informatyk, liderzy w komórkach organizacyjnych).
  1. Przegląd oraz weryfikacja istniejących przepisów obowiązujących w jednostce w zakresie postępowania z dokumentacją (normatywy kancelaryjno-archiwalne, procedury RODO, instrukcje komórek merytorycznych). Eliminacja sprzecznych zapisów, aktualizacja treści, usprawnienie realizowanych procedur.
  2. Analiza cyklu życia dokumentów (konteksty: bieżący i służbowy, kontrolno-dowodowy, publiczno-archiwalny).
  3. Mapowanie akt spraw do systemów wykonywania czynności kancelaryjnych i sposobu dokumentowania i załatwiania spraw. Merytoryczna wiedza na temat realizowanych zadań statutowych.
  4. Problem kompletności i jednolitości prowadzenia akt spraw i zagadnienie wyjątków od podstawowego systemu na EZD lub papier.
  5. Opis i rejestracja przesyłek, kontra znakowanie i ewidencjonowanie spraw i grupowanie dokumentacji nietworzącej akt spraw.
  6. Usuwanie nieprzydatnych informacji i niszczenie danych. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnych, ekspertyzy archiwalne, selekcja materiałów archiwalnych.
  7. Identyfikacja ryzyk i analiza SWOT dot. praktycznego wdrażania EZD.