PROWADZĄCY:

Specjalista ds. zarządzania dokumentacją najnowszą, doktor n. hum. z zakresu archiwistyki, biegły sądowy, absolwentka Wydziału Humanistycznego UMCS w Lublinie oraz studiów EMBA, wieloletni pracownik Oddziału Nadzoru Archiwalnego w Archiwum Państwowym, prowadzi własną działalność gospodarczą z zakresu spraw kancelaryjno-archiwalnych.

WSTĘP:

Przyjęta w formie krajowych strategii rozwojowych transformacja cyfrowa państwa i społeczeństwa ma zmienić biurowość polskich urzędów z papierowej w elektroniczną. Działalność ok. 60 tysięcy podmiotów administracji publicznej ma być dokumentowana przez elektroniczne zarządzanie dokumentacją (EZD). Transformacja cyfrowa wiąże się niewątpliwie z przemianą organizacji (urzędu, jednostki organizacyjnej) i jej kultury pracy w nowy podmiot wykorzystujący maksymalnie technologie cyfrowe we wszystkich sferach swej działalności.

               Jednostki administracji publicznej zobligowane będą powszechnie do wdrożenia i faktycznego korzystania od 2026 roku z systemów teleinformatycznych klasy EZD, w których gromadzona, tworzona, przechowywana powinna być dokumentacja, a tym samym realizowany będzie  precyzyjnie i formalnie  określony proces kancelaryjny. Oznacza to, że wybrany przez Urząd system klasy EZD (np. EZD RP) ma pozwolić na kompleksowe zarządzanie, klasyfikację i kwalifikację dokumentacji oraz kompletowanie akt sprawy oraz ich archiwizację. Powinien być zintegrowany z systemami zewnętrznymi oraz dziedzinowymi używanymi w administracji publicznej. Należy jednocześnie pamiętać, że państwowe i samorządowe jednostki organizacyjne zobligowane są prawem archiwalnym do stosowania systemu kancelaryjnego bezdziennikowego opartego na jednolitym rzeczowym wykazie akt, a także obiegu dokumentacji ściśle wg reguł wynikających z instrukcji kancelaryjnych obowiązujących w konkretnym podmiocie.

               Nie można – prowadząc i obsługując dokumentację elektroniczną – pominąć procedur kancelaryjnych. Obieg dokumentacji musi odbywać się jednocześnie przy wykorzystaniu określonych formalnie narzędzi kancelaryjno-archiwalnych, a także właściwa realizacja procedur końcowych dla dokumentacji elektronicznej, tj. przekazywania materiałów archiwalnych elektronicznych do ADE, brakowania dokumentacji niearchiwalnych, ale także umożliwienie przeprowadzania ekspertyz archiwalnych archiwom państwowym. Należy zaznaczyć, że zagadnienia kancelaryjne, są i nadal będą poddawane systematycznie prowadzonym kontrolom służby archiwalnej, a także jednostek nadrzędnych i nadzorujących. Zastąpienie papierowej kancelarii elektroniczną nie zwolni jednostek ze stosowania normatywów kancelaryjno-archiwalnych.

PROGRAM:

  1. Podstawy formalno-prane do zarządzania dokumentacją w jednostce, dające możliwość elektronicznego zarządzania dokumentacją.
  2. Omówienie wpływu Ustawy o ochronie danych osobowych na okresy przechowywania, ograniczone przechowywanie, integralność i rozliczalność.
  3. Potrzeba, czy konieczność zmiany przepisów kancelaryjno-archiwalnych, gdy jednostka przechodzi na EZD?
  4. Definicje: system EZD, system tradycyjny, systemy wspomagające, systemy dziedzinowe
  5. Identyfikacja procedur i czynności takich jak: dekretacja i akceptacja I i II rzędu, rozdział przesyłek na stanowiska pracy, współdzielenie sprawy, identyfikacja komórek merytorycznych i współdziałających.
  6. Kancelaryjne cechy dokumentacji: rejestrowanie i opis przesyłek i spraw, definiowanie akt spraw i grupowanie dokumentacji nietworzącej akt spraw, konstruowanie identyfikatorów/znaków pism i spraw, zakładanie podteczek/wydzieleń, itp.
  7. Różnice w przyjmowaniu i wysyłce przesyłek w postaci tradycyjnej lub elektronicznie.
  8. Case study: Postępowanie z dokumentacją przekazaną ePUAPem.
  9. Definiowanie narzędzi kancelaryjno-archiwalnych, takich jak: przekazywanie dostępu i uprawnień do prowadzonych akt, wycofywanie dokumentacji, jej udostępnianie, brakowanie i usuwanie nieprzydatnych informacji.
  10. Postępowanie z dokumentacją spraw zakończonych, składem chronologiczny i składem informatycznych nośników danych w kancelarii/ punktach kancelaryjnych.
  11. Pytania od uczestników.